Privacyverklaring Waterschap Limburg

Wie is er verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Waterschap Limburg is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens die bij het uitvoeren van onze taak worden gebruikt. De contactgegevens van Waterschap Limburg zijn:

Waarvoor verwerken wij uw persoonsgegevens?

Indien Waterschap Limburg uw persoonsgegevens verwerkt, zal dit meestal zijn omdat dit nodig is voor het uitvoeren van onze taak (‘algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag’) of vanwege de bedrijfsvoering die nodig is om de taken te kunnen uitvoeren (gerechtvaardigd belang). Daarnaast kan het ook nodig zijn uw persoonsgegevens te verwerken omdat wij hier vanuit de wet verplicht toe zijn (‘wettelijke taak’).

Het waterschap verwerkt gegevens in principe alleen voor het doel waarvoor ze deze heeft verkregen. Als gegevens verwerkt worden voor een ander doel dan waarvoor ze zijn verkregen, moet de verwerking verenigbaar zijn met het oorspronkelijke doel.  
In de AVG zijn 6 redenen vermeldt op grond waarvan persoonsgegevens verwerkt mogen worden. Voor elke verwerking zal worden getoetst of er een geldige reden aanwezig is voor de verwerking. In sommige gevallen zal voor de verwerking uw toestemming worden gevraagd. Indien er geen geldige reden is voor de verwerking zullen uw persoonsgegevens niet worden verwerkt. 
 
Het verwerken van uw gegevens door het waterschap kan bijvoorbeeld nodig zijn voor:

• het verlenen van vergunningen;
• het houden van toezicht of handhaven;
• het uitvoeren van onderhoud of projecten;
• een sollicitatieprocedure;
• het afhandelen van klachten en bezwaarschriften;
• u te kunnen bellen of e-mailen zodat wij onze taak kunnen uitvoeren;
• het beschermen van medewerkers, bezoekers, gebouwen en goederen;
• het behandelen van schadeclaims.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Het waterschap verwerkt persoonsgegevens van burgers, bedrijven en andere overheden/relaties om haar taak goed uit te kunnen voeren.

Denk daarbij bijvoorbeeld aan de naam-en adresgegevens van een burger die een schadeclaim bij het waterschap indient. Of de gegevens van een medewerker van een bedrijf die vermeldt staan in een vergunningaanvraag.

Hieronder is beschreven welke persoonsgegevens het waterschap verwerkt, hoe lang deze bewaard worden en wie er toegang hebben tot deze persoonsgegevens.

Indien er een vacature binnen het waterschap is, worden ook gegevens van sollicitanten verwerkt. Hoe wij met de persoonsgegevens van sollicitanten omgaan, kunt u nalezen bij “Sollicitanten”.

Burgers, bedrijven en andere overheden/relaties

Welke persoonsgegevens kunnen wij van u verwerken?

In veel gevallen zullen alleen de persoonsgegevens worden verwerkt die u zelf via een brief, e-mail, vergunningaanvraag, factuur, per telefoon, via de website of op andere wijze aan Waterschap Limburg verstrekt. Het doel van de verwerking bepaalt welke persoonsgegevens noodzakelijk zijn. Dit betreft veelal:

• Voor- en achternaam (contact)persoon;
• Eventuele aanduiding van het geslacht;
• Adresgegevens;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres of;
• Kadastrale gegevens.

Alleen als dit nodig is wordt gevraagd naar uw burgerservicenummer, uw bankrekeningnummer of uw identiteitsbewijs. 
 
Waterschap Limburg heeft op grond van haar uit te voeren taak (handhaving) ook buitengewone opsporingsambtenaren in dienst. Indien dit van toepassing is zullen ook strafrechtelijke gegevens verwerkt worden.  
Daarnaast wordt voor het beveiligen van sommige van onze eigendommen en voor het uitvoeren van onderdelen van onze taak camera’s of drones gebruikt.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

We vernietigen uw persoonsgegevens wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze verzameld zijn of als er geen wettelijke verplichting meer bestaat op basis van de Archiefwet of een bijzondere wet om de gegevens te bewaren.  
De bewaartermijnen voor documenten van het waterschap zijn terug te vinden in de ‘Selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de waterschappen (1 januari 2012)’. Selectielijst Waterschappen 2012 | Nationaal Archief

Wie hebben toegang tot uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor diegenen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoer van hun werkzaamheden. Soms laat het waterschap zich ondersteunen door derden bij het uitvoeren van haar taak of worden bepaalde diensten uitbesteed. Dit zal altijd onder strikte voorwaarden plaatsvinden en er zal toezicht gehouden worden op juist gebruik van de verstrekte gegevens. Daarnaast mogen derden de verstrekte informatie niet voor eigen doelen gebruiken.

Uitsluitend indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, verstrekken wij uw persoonsgegevens aan toezichthouders of andere bevoegde autoriteiten.

Sollicitanten

Als u solliciteert op een vacature bij Waterschap Limburg vragen wij alleen om uw persoonsgegevens die nodig zijn om uw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen.  
Uw gegevens worden vertrouwelijk behandeld. Uw brief en bijbehorende CV worden uitsluitend ingezien door de betrokken HR-adviseur, de betrokken clustermanager en/of het betrokken directielid en enkele mogelijk toekomstige directe collega’s van de sollicitant die betrokken worden bij de selectieprocedure.

De persoonsgegevens worden na de afhandeling van de sollicitatieprocedure niet langer dan noodzakelijk bewaard. In principe worden de gegevens 4 weken na beëindiging van de werving-en selectieprocedure vernietigd, tenzij u hebt aangegeven dat uw gegevens voor een bepaalde periode bewaard mogen worden voor toekomstige vacatures (maximaal 1 jaar).

Voor het werven van specifieke functies kan WL gebruik maken van gespecialiseerde wervingsbureaus. In opdracht van WL voeren zij hierbij het werving- en selectieproces uit. Indien van toepassing wordt dit duidelijk vermeld in de vacaturetekst. Sollicitaties dienen dan ook naar het ingeschakelde wervingsbureau gestuurd te worden. Dient u toch uw gegevens in bij WL, dan worden ze door WL doorgestuurd en vervolgens verwijderd.

Waar worden uw persoonsgegevens verwerkt?

In principe verwerken wij uw gegevens in Nederland. Indien het verwerken van de persoonsgegevens niet binnen Nederland of de Europese Economische Ruimte plaatsvindt, zal het waterschap voorwaarden stellen die garanderen dat uw gegevens dezelfde mate van bescherming genieten als ware deze opgeslagen in Nederland.

Wat doen we om uw persoonsgegevens te beveiligen?

Het waterschap neemt alle passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik. Wij  beveiligen onze informatiesystemen volgens de standaarden voor informatiebeveiliging die gelden voor overheden (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) en maken hierover afspraken met onze dienstverleners via bijvoorbeeld onze inkoopvoorwaarden.

Ons personeel en dat van onze leveranciers wordt geïnstrueerd in het veilig omgaan met uw gegevens.

Desondanks kan het toch voorkomen dat zich een incident voordoet waarbij persoonsgegevens betrokken zijn. Ingeval van een datalek zullen de daarvoor geldende regels en procedures in acht worden genomen.

Indien u denkt dat er bij WL een datalek plaatsvindt verzoeken wij u contact op te nemen via 088-8890100.

Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u allerlei rechten waarop u een beroep kunt doen. De rechten gelden alleen voor uw eigen gegevens.

• Het recht op inzage  
  Dit is uw recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken in te zien. U kunt om inzage vragen maar ook om een kopie van de gegevens die we van u hebben.
• Het recht op rectificatie en aanvulling

Op grond van dit recht kunt u verzoeken onjuiste persoonsgegevens te laten wijzigen of aan te vullen.

• Het recht op verwijdering

Indien Waterschap Limburg op grond van de wet geen geldige reden meer heeft om uw persoonsgegevens nog langer te verwerken, moeten wij uw gegevens in sommige gevallen verwijderen als u daarom vraagt.

• Het recht op beperking van de verwerking

U kunt ons vragen om (tijdelijk) te stoppen met het gebruik van de gegevens die wij over u hebben. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als er sprake is van het gebruik van onjuiste persoonsgegevens.

• Het recht van bezwaar (recht van verzet)

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

• Het recht op dataportabiliteit (recht om persoonsgegevens over te dragen)

U heeft het recht om het waterschap te verzoeken uw persoonsgegevens die het waterschap heeft over te dragen.

• Het recht op intrekking van toestemming

U kunt altijd verzoeken om eerder gegeven toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens in te trekken.

• Het recht op duidelijke informatie

Waterschap Limburg heeft als doel om zo duidelijk mogelijk te communiceren over de manier waarop het waterschap omgaat met de verwerking van persoonsgegevens. Het waterschap doet dit bijvoorbeeld aan de hand van dit privacy statement.

Daarnaast wordt de bescherming van persoonsgegevens geborgd via onze inkoopvoorwaarden. Hierin is voor leveranciers duidelijk beschreven welk eisen het waterschap stelt aan de bescherming van persoonsgegeven. Dit kan inhouden dat er een verwerkersovereenkomst afgesloten dient te worden of een geheimhoudings verklaring ondertekend moet worden.

• Het recht om een klacht in te dienen

Als u een klacht heeft over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan of niet tevreden bent over de afhandeling van uw verzoek tot het uitoefenen van uw rechten kunt u hierover een klacht indienen bij de Functionaris voor de Gegevensbescherming van Water schap Limburg. U heeft ook altijd het recht een klacht in te dienen de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie vindt u op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

• Het recht op geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Als laatste heeft u het recht op een menselijke blik bij besluiten die over u worden genomen. Waterschap Limburg maakt momenteel geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Als u gebruikt wilt maken van uw rechten kunt u een verzoek daartoe indienen via de hiervoor op de website geplaatste formulieren: https://formulieren.waterschaplimburg.nl/formulieren-rechten/

Elk verzoek zal afzonderlijk beoordeeld worden. Daarbij zullen alle betrokken belangen worden afgewogen. Uw rechten kunnen in een aantal gevallen beperkt zijn. Eventuele beperkingen van uw rechten zullen tijdens de afhandeling van uw verzoek aan u worden gecommuniceerd. Voor een uitgebreidere toelichting kunt u de website van de Autoriteit Persoonsgegevens raadplegen: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/algemene-informatie-avg/rechten-van-betrokkenen

Functionaris voor de Gegevensbescherming

Waterschap Limburg heeft een Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) die toezicht houdt op de naleving van privacywetgeving door het waterschap en de organisatie hierover adviseert. De FG is onafhankelijk. U kunt hem direct benaderen voor klachten of vragen over de bescherming van persoonsgegevens binnen Waterschap Limburg.

Publicatie en wijzigingen

Deze privacyverklaring is gepubliceerd op 8 juni 2021 en zal indien daar aanleiding toe is worden gewijzigd. Wijzigingen worden gepubliceerd op deze website.

Contactgegevens

Heeft u een vraag over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken of bijvoorbeeld over de in deze verklaring omschreven rechten dan kunt u uw vraag sturen naar [email protected].

Versie 2.0, november 2023